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NoMail on Holidays

Bei der Rückkehr aus dem Urlaub quillt das E-Mail-Postfach oft über. Um dem vorzubeugen, haben Alberto Tomatis, Senior Category Manager Global Procurement, und Alessandro Marzano, IT-Projektmanager Application Services Global Infrastructure and Solutions, ein innovatives Konzept ausgearbeitet: NoMail on Holidays.

Was hat Sie zur Entwicklung des Projektes NoMail on Holidays veranlasst?

Roche bietet seinen Mitarbeitenden Unterstützung bei der Balance zwischen Arbeit und Freizeit sowie einer gesunden Lebensführung. Dies belegen Programme wie Live Well und Schulungen zur Gesundheitsförderung. Ebenso das sehr gute Arbeitsumfeld erlaubt genügend Spielraum zur Erholung und fördert die Effizienz bei der Arbeit.

Dank der Digitalisierung können wir heutzutage unseren Arbeitsalltag flexibler gestalten und uns jederzeit und überall mit Kolleginnen und Kollegen weltweit vernetzen. Dies hat jedoch einen Einfluss auf das Gleichgewicht zwischen unserem Berufs- und Privatleben, meist zu Ungunsten von Familie, Freizeit und dem persönlichen Wohlbefinden.

Im Austausch mit Kolleginnen und Kollegen erfuhren wir, dass viele von ihnen auch in den Ferien regelmässig ihre E-Mails lesen – die wohlverdiente Erholung und Auszeit mit der Familie kommt so zu kurz. Gerade nach der Rückkehr aus den Ferien wird viel Zeit für das Lesen von E-Mails aufgewendet, obwohl die Aktualität der Informationen meist überholt ist. Das Abarbeiten eines vollen E-Mail-Postfachs in den Tagen nach den Ferien führt unserer Ansicht nach zu einer ineffizienten Nutzung der Arbeitszeit und verursacht zusätzlich Stress. Die Erholung schwindet sehr bald dahin.

Wie funktioniert NoMail on Holidays?

Bei NoMail on Holidays kann man über einen Filter festlegen, ob neue E-Mails in einen separaten Ordner oder direkt in den Papierkorb verschoben werden sollen, wobei sie in letzterem Falle nach dreissig Tagen automatisch gelöscht werden. Der Absender wird in der Abwesenheitsnotiz informiert, dass die E-Mail nicht weitergeleitet und (auch nach der Rückkehr aus den Ferien) vom Empfänger nicht gelesen wird. Für dringende Angelegenheiten werden verfügbare Ansprechpartner genannt.

Neben dem Löschen oder Umleiten von E-Mails bietet NoMail on Holidays weitere Optionen zur Abwesenheitsverwaltung, wie Checklisten und Leitfäden zum Umgang mit Stakeholdern.

Vor einer geplanten Abwesenheit gilt es, stellvertretende Ansprechpartner zu definieren, laufende Aufgaben zu delegieren sowie elementare Hinweise an Stakeholder und Teammitglieder proaktiv zu übermitteln. Wichtig ist auch, bereits vor der Abwesenheit Termine mit den Stellvertretern, Führungskräften und Stakeholdern festzulegen, damit direkt nach der Rückkehr alle Neuigkeiten und Prioritäten geklärt werden können. So ist die reibungslose Wiederaufnahme der Arbeit nach den Ferien sichergestellt.

Wie sind Sie bei der Umsetzung des Pilotprojekts vorgegangen und wer hat daran teilgenommen?

Unser erster Testlauf von NoMail on Holidays fand von August bis November 2017 statt. Besonders erfreulich war die grossartige Unterstützung durch Susanne Erkens-Reck, Leiterin Group Functions IT (FG), sowie das FG-Führungsteam.

Bei der Planung und Organisation unseres Experiments begleitete uns auch das FG Management Support and Communications Team, Alexandra Greiner und Ana Isabel Exposito Vivas, sowie Eric Bühler, HR Business Partner von Group Functions IT.

Rund zwanzig Prozent der FG-Mitarbeitenden, die sich in diesem Zeitraum in den Ferien befanden, stellten sich als Freiwillige für das Projekt zur Verfügung. Alle Teilnehmenden erhielten genaue Anweisungen, wie sie eingehende Mails (ausser Kalendereinladungen) mit einem Filter in Google Mail automatisch in den Papierkorb verschieben können. Zudem verteilten wir Checklisten, anhand derer alles Wichtige vor und nach der Abwesenheit überprüft werden konnte. Dazu erstellten wir eine Standard-Abwesenheitsnotiz.

Welche Ergebnisse wurden erzielt und wie fiel das Feedback aus?

Am Ende des Testlaufs erhielten wir Feedback von allen beteiligten Gruppen, das heisst von den Teilnehmenden und ihren Stellvertretenden, den direkten Vorgesetzten und Stakeholdern sowie von einer Vergleichsgruppe, die nicht am Projekt teilgenommen hatte.

Die Meinungen waren durchweg positiv und NoMail on Holidays schien sich tatsächlich vorteilhaft auf die Work-Life-Balance auszuwirken. Die Teilnehmenden gaben an, dass sie in den Ferien besser abschalten konnten und erholter an den Arbeitsplatz zurückkehrten. Darüber hinaus konnten im Team andere Möglichkeiten des Wissensaustauschs und der Optimierung der Arbeitskontinuität ausgelotet werden. Die engere Zusammenarbeit im Team und der reibungslose Wiedereinstieg bei der Rückkehr aus den Ferien förderte ein effizienteres Arbeiten.

Wenngleich einige Teilnehmende das Bedürfnis hatten, ihre E-Mails im Papierkorb nach den Ferien zumindest zu überfliegen, bestätigten sie, dass der leere Posteingang ihren Stresspegel deutlich senkte und der Blick auf die Mails im Papierkorb lediglich aus Neugier erfolgte.

Die anfänglichen Bedenken, dass sich für Stakeholder Unterbrechungen oder Engpässe beim Support durch die IT-Abteilung ergeben könnten, erwiesen sich als unbegründet. Viele Stakeholder zeigten Verständnis für das Recht auf ungestörte Ferien und wandten sich im Bedarfsfall gern an die Stellvertretenden, von denen sie sich bis zur Rückkehr der Kolleginnen und Kollegen aus dem Urlaub gut betreut fühlten.

Unser Experiment hat zudem bewiesen, wie wichtig es für die Beteiligten und das FG-Führungsteam ist, innovative Arbeitsmethoden unvoreingenommen zu testen und kontroverse Ansichten anzuhören. Die dadurch geschaffene Vertrauensbasis bietet Raum für unkonventionelle Ideen, die unseren Mitarbeitenden ihre Arbeit erleichtern könnten. Am Ende profitieren davon auch die Patienten.

Wir haben die Erfahrungen und Meinungen einiger Teilnehmerinnen und Teilnehmer in einem Video festgehalten.

Welche nächsten Schritte sind für NoMail on Holidays geplant?

Wir stehen in regem Kontakt mit verschiedenen Abteilungen und Teams, die wir über unsere Ergebnisse informieren und zur Einführung von NoMail on Holidays ermutigen möchten. Live Well spielt dabei eine wichtige Rolle.

Als Botschafter für NoMail on Holidays möchten wir anderen Organisationen bei Roche dieses Konzept näherbringen und Führungsteams bei den ersten Schritten unterstützen, damit ihre Mitarbeitenden durch die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt keinem zusätzlichen Stress ausgesetzt sind.

Unser Arbeitsumfeld unterliegt einem stetigen Wandel in immer rasanterem Tempo. Es liegt an uns, darauf angemessen zu reagieren und dem Wohlbefinden aller Mitarbeitenden Priorität einzuräumen.