ABW als neuer Büro-Standard in Basel und Kaiseraugst

Anlässlich des aktuellen Themas verlegte der AVR seine Vorstandssitzung in das Gebäude 686 (Elsässertor), das neben den Büros in der Hochstrasse und dem Pilot-Stockwerk 25 in Bau 1, mit der ABW Arbeitsumgebung ausgerüstet wurde. Im Laufe dieses Jahres erfolgen die Umsetzungen für weitere Organisationen in Bau 1 und vor allem für Home for IT in Kaiseraugst, wo rund 1000 IT Mitarbeitende in zwei Phasen die neuen Räumlichkeiten in Bau 254-256 beziehen.

Der Bereich Workplace Strategy, den Dr. Stéphanie Pignol leitet, bietet einen strukturierten Ansatz zur Vorbereitung auf den Wandel am Arbeitsplatz und begleitet die einzelnen Organisationen bei Veränderungsprozessen in Zusammenhang mit der Einführung von ABW.

Frau Dr. Pignol, ABW gilt als Bürokonzept der Zukunft. Was ist der Hintergrund für ABW?

Heute arbeiten unterschiedliche Generationen zusammen, die sogenannten Millennials sind auf dem Vormarsch. Die neue Generation hat andere Bedürfnisse, sie braucht mehr Flexibilität. Moderne IT-Lösungen beeinflussen und unterstützen diese Tatsache. Heute erledigen wir Arbeiten, für die man früher 18 Stunden aufgewendet hat, in 8 Stunden. Durch die zunehmende Digitalisierung benötigen wir weniger Lagerfläche als früher. Abgesehen davon verbringen wir weniger Zeit am gleichen Arbeitsplatz. Es ist notwendig, dass wir anders und nachhaltiger interagieren. Die Vision von ABW ist One environment, many opportunities (Eine Umgebung, viele Möglichkeiten).

Wie gehen Sie bei der Umstellung auf ABW vor?

Wir erstellen zunächst gemeinsam mit den Vertretern der Nutzer eine Analyse, um die Anforderungen an die Arbeitsumgebung zu ermitteln. Dabei werden die Aspekte der Mobilität (Anteil der An- und Abwesenheiten), Aktivität (Raum- und Flächenbedürfnis) und Interaktion (Team- und abteilungsübergreifende kommunikative Beziehungen zur Definition von Neighbourhoods) am jeweiligen Arbeitsplatz im Detail untersucht. Auch Mitarbeitende, die teils von zu Hause arbeiten oder Contractors werden bei der Planung des Arbeitsplatzes berücksichtigt. So wird für jede Organisation eine Art massgeschneidertes Layout geschaffen. Um jeden einzelnen Mitarbeitenden abzuholen, organisieren wir Workshops und bieten technische Beratung an. Der Abbau von Widerständen und eine höhere Akzeptanz unter den Mitarbeitenden für ABW ist uns ein zentrales Anliegen.

Wie sieht der veränderte Arbeitsplatz aus? Welche Regelungen gilt es zu berücksichtigen?

Den Mitarbeitenden stehen für unterschiedliche Aktivitäten geeignete und flexibel wählbare Arbeitsbereiche zur Verfügung. Es werden qualitativ hochwertige, auf die Anforderungen der Nutzergruppen zugeschnittene Arbeitsplätze für Kollaboration, Kommunikation, Konzentration und Regeneration angeboten.

Alle Mitarbeitenden sind einer Neighbourhood zugewiesen, in der die verschiedenen Arbeitsplätze von den Mitgliedern gemeinsam genutzt werden. Generell muss man seinen Arbeitstag bewusster gestalten und sich den entsprechenden Raum für die anstehende Tätigkeit wählen. An den Einzelarbeitsplätzen steht auf dem höhenverstellbaren Tisch ein Bildschirm mit Dockingstation für den persönlichen Laptop zur Verfügung. Tastatur, Maus und Softphone mit Headset gehören zur persönlichen Ausstattung, die man an den jeweiligen Arbeitsplatz mitnehmen kann. Da der Punkt Personalisierung von den Mitarbeitenden allgemein als sehr wichtig befunden wurde, erhalten alle Mitarbeitenden ein persönliches Schliessfach sowie abschliessbare USM-Haller-Möbel Module. Mit diesen Lösungen ist ABW bisher gut unterwegs. Für Mitarbeitende mit speziellen Anforderungen ist ein fest zugewiesener Arbeitsplatz vorgesehen.

Darüber hinaus befinden sich in jedem Teammodul sogenannte „Modul-Karten“, die über die Nutzungsregeln der verschiedenen Arbeitsbereiche orientieren. Rücksicht auf die anderen ist auch eine Frage der Etikette zwischen Mitarbeitenden. Ansonsten übernimmt jede Neighbourhood selbst die Verantwortung und definiert ihre eigenen Regeln.

Wie sind die Reaktionen unter den Mitarbeitenden zu ABW? Wie ist der Umgang mit Konflikten?

Gemäss Umfragen hat die Zufriedenheit der Mitarbeitenden mit dem neuen ABW-Umfeld um 23% zugenommen. Kürzlich erfolgte eine Inspektion der Behörden, um herauszufinden, wie die Situation in der gelebten Wirklichkeit aussieht. Auch hier wurden ganz positive Ergebnisse verzeichnet. In der Zwischenzeit führen wir eine Warteliste von Organisationen, die auf ABW umstellen wollen.

Was die Unzufriedenheit mit ABW angeht, gab es bisher keine gravierenden Situationen. Viele Feedbacks waren Optimisierungsvorschläge, die das ABW-Team zusammen mit den zuständigen Funktionen dann aufgenommen hat. Im Falle von Konflikten kann man sich an den zuständigen SPOC (Single Point of Contact), an den Change Agent oder an den Line Manager wenden. An dieser Stelle begrüssen wir den vertrauensvollen Austausch mit dem AVR, an den die Mitarbeitenden auch ihre Anliegen zu ABW äussern können.

Ausführliche Informationen zu Activity-Based Working finden Sie unter abw-roche.ch