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Activity Based Working

Das neue Bürokonzept Activity Based Working (ABW) ist dabei, das bisher bei der Roche gewohnte Arbeitsplatzmodell zu revolutionieren. Das erfordert ein Umdenken bei den Mitarbeitenden und evoziert Unsicherheiten. Herr Jan Leibundgut, Leiter Real Estate Management, stellte sich den Fragen des AVR Präsident Adnan Tanglay und gab ausführliche Informationen. Da das neue Bürokonzept eng mit IT-Systemen verbunden ist, nahmen Herr Gerold Furler, IT Enterprise Architekt und Frau Jasmin Frischknecht, Projektmanagerin Home for IT, am Gespräch teil.

Herr Leibundgut, in der Planungsphase des Bau 1 hiess es einmal, dass jedem Mitarbeitenden ein Arbeitsplatz zugesprochen werde. Was hat die Firma dazu bewogen, stattdessen nun ein Bürokonzept wie das Activity Based Working einzuführen?
Wir stellen seit geraumer Zeit fest, dass die Art, wie wir arbeiten, sich verändert. Gerade in den letzten Jahren hat diese Veränderung noch mehr zugenommen, stark getrieben durch zusätzliche neue IT Themen, die auch auf die Art wie wir zusammenarbeiten, Einfluss nehmen. Im Zuge der Transformation unseres Standortes haben wir uns gefragt, wie wir unsere Arbeitsweise auf die geänderten Bedürfnisse anpassen wollen. Aus diesen Gedanken ist das ABW entstanden. Andererseits erkennen wir weltweit einen Trend, wie sich die Büroumgebung verändert und haben uns lange damit auseinandergesetzt. Dabei haben wir viele verschiedene Firmen angesehen und auch die Kolleginnen und Kollegen bei Genentech in San Fransisco befragt, die aus denselben Erkenntnissen heraus ein neues Bürolayout entwickelt haben.

Darüber hinaus beobachteten wir, dass ein grosser Teil der Mitarbeitenden rund 50% der Zeit nicht an ihrem Arbeitsplatz verbringen, dass also in dieser Zeit der Platz jeweils leer steht. Das generiert sehr hohe Ineffizienzen. Daher haben wir diese Bürolandschaft entwickelt, die sich nicht mehr auf den einzelnen Arbeitsplatz konzentriert, sondern eine Auswahl verschiedener Arbeitsweisen bietet.

Worum geht es konkret beim Activity Based Working? Handelt es sich um ein Shared Desk Modell?
Es geht nicht darum, jedem einzelnen Mitarbeitenden einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen, an dem er eine gewisse Zeit verbringt. Vielmehr geht es darum, zu versuchen, den Bedürfnissen der Mitarbeitenden über den Tag optimal zu entsprechen. Wenn jemand sehr konzentriert arbeiten muss, findet er hier einen perfekten Raum, der genau für diese Tätigkeit konzipiert wurde. Das Prinzip bewegt sich weg vom individuellen Arbeitsplatz, an dem alle Tätigkeit stattfinden, hin zu einer Landschaft, wo man den geeigneten Raum auswählen kann, entsprechend der Arbeit, der man gerade nachgeht.

Das ABW ist kein Shared Desk Modell. Vielmehr schaffen wir die Möglichkeit, ein solches Modell anzuwenden, wenn es die Art der Tätigkeit oder die Zusammensetzung der Abteilung ermöglicht. Bei der Einführung des Konzeptes schauen wir jede Abteilung einzeln an: Wie hoch ist das Mobiliätsverhalten? Wie arbeiten die einzelnen Mitarbeiter? Aufgrund dieser Analyse wird für diese Abteilung das optimale Layout bestimmt - Der sogenannte Modulmix. Zentraler Grundgedanke des Konzeptes ist, dass wir keinen Platz wegnehmen, sondern mehr bereitstellen. Das erreichen wir durch die Auflösung von Einzelbüros, die wir der ganzen Arbeitsumgebung zur Verfügung stellen. Im Endeffekt bieten wir jedem einzelnen Mitarbeitenden mehr Auswahlmöglichkeiten und Fläche - nicht am individuellen Arbeitsplatz, aber in der gesamten Fläche.

Andere Firmen in der Umgebung haben ähnliche Arbeitsmodelle implementiert und sind nach einiger Zeit wieder zurück zum konventionellen Bürokonzept...
Genau diese Fälle haben wir näher betrachtet und können sagen, dass unser Konzept einen ganz anderen Ansatz verfolgt. Von zentraler Bedeutung ist für uns, dass wir die Zugehörigkeit der Mitarbeitenden zu ihrer Abteilung und ihrer gewohnten Umgebung sicherstellen. Es wird bei uns nie der Fall sein, dass man ins Büro kommt und den nächstbesten Platz nimmt. Wir setzen nicht auf grosse Massstäbe wie andere Firmen, sondern auf sogenannte Nachbarschaften - Neighbourhoods. Das sind Gruppengrössen bis etwa 25 Arbeitsplätze. Die Zugehörigkeit zur Gruppe und die Identifikation mit der eigenen Umgebung ist elementar. Sonst verlieren sich die Mitarbeitenden in der Anonymität und das wäre genau das Gegenteil davon, was wir mit diesem Konzept erreichen wollen. Wir kreieren Neighbourhoods und stellen damit sicher, dass niemand neben jemandem sitzt, den er nicht kennt.

Muss man früh ins Büro gehen, um einen guten Platz zu bekommen? Wie haben Sie im Pilotprojekt die Ratio definiert und wie sind die Auswirkungen auf die Stimmung in der Abteilung?
Die Ratio haben wir anhand der Analyse der Abteilung gemacht. Nicht alle haben einen geteilten Arbeitsplatz. Die Assistentin zum Beispiel oder Mitarbeitende, die zu 90% am Bildschirm beschäftigt sind, haben zugeteilte Arbeitsplätze. Alleine durch die zeitliche Fächerung, wer wann da ist, ergibt es sich automatisch, dass wir immer an verschiedenen Arbeitsplätzen und somit neben anderen Nachbarn sitzen. Wir haben intern die Regel aufgestellt, mit den Arbeitsplätzen zu rotieren, was sich als absoluten Gewinn für die Teamzugehörigkeit herausgestellt hat. Die Stimmung ist wesentlich dynamischer, es wird viel mehr gelacht als früher und es ist sogar anzumerken, dass der Umgang miteinander rücksichtsvoller geworden ist. Den offenen Umgang miteinander haben wir zur Regel bestimmt: Wenn jemand laut telefoniert, wird er darauf aufmerksam gemacht, in geschlossene Räume zu gehen.

Das neue Bürokonzept sieht keine persönlichen Gegenstände wie z.B. Fotos am Arbeitsplatz vor. Manche Mitarbeitende äussern aber ein entsprechendes Bedürfnis. Wie gehen Sie damit um?
Beim neuen Bürokonzept verlagert sich die Identifikation weg vom Arbeitsplatz, hin zum Neighbourhood. Mit der Einrichtung von kreativen Ecken versuchen wir, persönliche Aspekte der Mitarbeitenden zu integrieren. Wir machen uns Gedanken, wie wir diesem Bedürfnis nach persönlicher Umgebung entsprechen können. Gleichzeitig sind wir uns der Schwierigkeit bewusst, mit einem Bürokonzept allen Mitarbeitenden gerecht werden zu wollen. Dennoch verfolgen wir den Anspruch, möglichst viele abzuholen. Jegliches Feedback nehmen wir sehr ernst und arbeiten daran. Die Mitarbeitenden können Ideen einreichen, wie man "personal space" und ABW verbinden kann.

Gibt es etwas, das nicht so genutzt wird, wie es ursprünglich angedacht war? Wurden Anpassungen im Konzept vorgenommen?
Wir hatten zu Beginn mehr Konzentrations- und Kommunikationsräume eingeplant als wir tatsächlich gebraucht haben. Hier haben wir kleine Verschiebungen vorgenommen. Der Bau 1 war ursprünglich nicht für dieses Konzept ausgelegt, trotzdem ist uns die Umsetzung sehr gut gelungen. Hier haben wir gelernt, was wir in den neuen, nachfolgenden Gebäuden optimaler gestalten können, um eine gewisse Flexibilität zu gewährleisten, wie zum Beispiel bei den Haustechnikinstallationen und dem Lichtkonzept.

Die Arbeitsumgebung befindet sich im Wandel, neue Generationen kommen hinzu. Wie ist die Reaktion der älteren Generation? Haben sie sich im neuen Konzept schnell zurechtgefunden?
In den Gesprächen höre ich oft, dass das neue Bürokonzept doch eher etwas für die Jungen sei. Selbstverständlich ist das ABW nicht auf eine Generation ausgerichtet. Wir versuchen alle Generationen abzuholen und erhalten gutes Feedback auch von über 60-jährigen. Das ABW ist nicht eine Frage des Alters, sondern der Grundeinstellung: Wie offen ist jemand für Veränderungen? Mit diesem Konzept versuchen wir, den Mitarbeitenden im Gesamten gerecht zu werden und für jedes Bedürfnis einen Raum zu schaffen.

Wie funktioniert die IT Infrastruktur? Welche weitere Unterstützung kann die IT in Zukunft bieten?
Die IT Infrastruktur funktioniert grundsätzlich sehr gut. Die notwendige Mobilität ist mit dem Laptop oder iPad gegeben. Für die Kommunikation haben wir heute Hangout oder Jabber. Man gewöhnt sich schnell an die neuen Systeme und möchte sie nicht mehr missen.

Bei der IT Enterprise Architektur spielen die Themen Wireless und die Konnektivität am Arbeitsplatz eine grosse Rolle. Für viele Arbeitsplätze werden keine Kabel mehr benötigt. Andererseits geht es darum, unterschiedliche Medien bei unterschiedlichen Gerätetypen unkompliziert miteinander zu verbinden, z.B. ein Laptop mit einem Screen, einem Keyboard oder einer Maus. Sicher wird in Zukunft die Technologie hin zum Raum an Bedeutung gewinnen, die Verbindung zwischen der Gebäudetechnik und IT wird enger werden, das sogenannte "Internet of Things" Einzug halten.

Wie weit fliesst der Input der in Basel gemachten Erfahrungen mit ABW in das Home for IT Projekt in Kaiseraugst ein?
In Bau 1 arbeiten wir mit einem Pilotprojekt in der Grössenordnung von 60 Mitarbeitenden, das wir parallel mit Product Development (PD) weiterentwickelt haben. Am Elsässertor kommt jetzt das neue Bürokonzept zum ersten Mal mit einer Population von fast 500 Mitarbeitenden zum Einsatz. Damit ist die Pilotphase abgeschlossen. Learnings werden wir kontinuierlich in das Konzept einfliessen lassen.

Mit dem Projekt Home for IT arbeiten wir sehr gut zusammen und sind in regem Austausch, auch darüber was in PD am Elsässertor geschieht. Wir achten darauf, die Mitarbeitenden frühzeitig zu involvieren und ihre Bedürfnisse abzuholen. Die Veränderung, die auf die Mitarbeitenden zukommt, muss sehr seriös begleitet werden. Nach gegebener Zeit werden wir am Elsässertor Umfragen durchführen und auf die Ergebnisse eingehen.

Zum Pilot wurden bereits Umfragen durchgeführt. Wann werden die Resultate publik gemacht?
Wir haben vor dem Umzug in Bau 1 und drei Monate nach dem Umzug Umfragen gemacht. Die Auswertung ergab ein insgesamt positives Feedback. Die Mitarbeitenden gaben an, sich besser konzentrieren zu können. Sowohl die Kommunikation, die Produktivität wie auch die Gesamtzufriedenheit waren gestiegen.

Auf der anderen Seite äusserten einzelne Mitarbeitende, Mühe zu haben, sich an die neue Art des Arbeitens anzupassen. Auf den Tischen liegen keine persönlichen Utensilien mehr bereit. Für den Tagesablauf muss ein Plan zurechtgelegt und die Materialien dafür organisiert werden. Auch der Wegfall eines persönlichen Arbeitstisches ist neu und hat zum Teil, speziell am Anfang zu eher negativem Empfinden geführt. Aber die Erfahrung zeigt hier, dass sobald sich die Mitarbeitenden an die neue Situation gewöhnen, die Stimmung ins Positive umschlägt.

An dieser Stelle sei erwähnt, dass es beim neuen Arbeitsplatzmodell in erster Linie darum geht, dass sich die Mitarbeitenden an einem bestimmten Platz wohlfühlen. Es wird niemand gezwungen, mitzumachen.

Demnächst wird eine abschliessende Umfrage stattfinden. Die Ergebnisse werden zu gegebener Zeit kommuniziert.